Groupes de Travail - Questions Fréquentes

Comment est créé un Groupe de Travail?

Le Sous-Comité du Portefeuille Produits, avec l’accord du Comité Exécutif, désigne des équipes d’experts pour accélérer le travail d’EHEDG. La formation (et la dissolution) d’un Groupe de Travail est soumise au vote à la majorité du Sous-Comité du Portefeuille Produits.

Quelles sont les responsabilités d’un Groupe de Travail?

Les responsabilités confiées au Groupe de Travail par le Sous-Comité du Portefeuille Produits sont :

  • Le développement et l’évolution des guides techniques EHEDG, des procédures de certification ou des supports de formation attribués dans le respect des délais et des dates limites préalablement définis,
  • La réponse aux questions ou interrogations concernant les documents relevant de leurs compétences,
  • Le commentaire des normes internationales pour favoriser l’harmonisation,
  • L’information du Sous-Comité du Portefeuille Produits sur les activités et la progression du développement ou de la révision des documents,
  • La recommandation au Sous-Comité du Portefeuille Produits de nouveaux documents utiles ou la révision de documents existants. 
Comment le champ d’application du Groupe de Travail est-il défini?

Le champ d’application et les devoirs confiés au Groupe de Travail doivent être approuvés au moment de sa formation et les changements conséquents dans le champ d’application ou les devoirs nécessitent également l’approbation du Sous-Comité du Portefeuille Produits. La commande au Groupe de Travail définit clairement si le Groupe de Travail est en charge du développement du contenu définitif d’un ou plusieurs Guides Techniques EHEDG, des Services de Certification, des Supports de Formation et de la réponse aux avis et objections afférents.

Qui nomme le Directeur et le Co-Directeur du Groupe de Travail?

Le Sous-Comité du Portefeuille Produits désigne un Directeur et un Co-Directeur parmi les membres du Groupe de Travail. Ces fonctions sont considérées comme permanentes pour maintenir une cohérence ; il n’y a pas de limite de durée fixée pour ces fonctions. Le Secrétariat adresse une demande de Directeur ou de Co-Directeur au Sous-Comité du Portefeuille Produits quand un poste se libère ou qu’une requête de changement a été émise par au moins trois (3) membres du Groupe de Travail.

Quels sont les devoirs du Directeur du Groupe de Travail?

Le Directeur du Groupe de Travail est chargé de :

  • Préparer les ordres du jour et planifier les réunions nécessaires à la réalisation des taches du Groupe de Travail.
  • Diriger la rédaction et le développement des documents confiés au Groupe de Travail.
  • Prévoir et soumettre au Trésorier EHEDG via le Secrétariat et le Sous-Comité du Portefeuille Produits un budget annuel, incluant les remboursements, avant le 30 Novembre pour l’année suivante.
  • En lien avec le Secrétariat, préparer les projets de documents du Groupe de Travail en vue du scrutin
  • Assurer la maintenance des enregistrements administratifs adéquats relatifs aux activités du Groupe de Travail.
  • Participer régulièrement aux réunions du Groupe de Travail et aux autres réunions ou évènements EHEDG, aussi souvent que nécessaire pour mener les activités du Groupe de Travail.
  • Réviser et résoudre les commentaires et votes négatifs relatifs aux documents du Groupe de Travail.
  • Agir comme conseiller technique et faire le lien avec le Sous-Comité du Portefeuille Produits quand des interprétations des critères d’un document sont requises.
  • Sélectionner et maintenir une composition du Groupe de Travail avec des membres actifs qui représentent de manière équilibrée les attentes des parties-prenantes.
  • Préparer un compte-rendu annuel des activités du Groupe de Travail pour le Directeur du Sous-Comité du Portefeuille Produits. Le compte-rendu doit être présenté avant le 30 Janvier de l’année suivante. 
Comment sont nommés les membres du Groupe de Travail?

Un Groupe de Travail, une fois formé, est considéré comme un comité permanent. Sa composition peut évoluer selon que des membres le rejoignent ou sont remplacés. Le Directeur du Groupe de Travail nomme et congédie les membres du Groupe de Travail parmi les adhérents EHEDG avec l’accord du Sous-Comité du Portefeuille Produits. En plus de l’affiliation à un groupe d’intérêt, le Sous-Comité du Portefeuille Produits peut émettre des critères spécifiques à la nomination d’un membre d’un Groupe de Travail, comme la connaissance d’un équipement, de systèmes ou de matériaux spécifiquement concernés par le(s) document(s) EHEDG attribué(s) au Groupe de Travail.

Comment devenir membre actif d’un Groupe de Travail?

Tous les experts parmi les adhérents EHEDG sont encouragés à envoyer une candidature spontanée au Secrétariat pour rejoindre les Groupes de Travail, en décrivant brièvement leur formation, leur expertise professionnelle et leurs motivations. Toutes les nouvelles candidatures sont soumises à l’approbation du Directeur du Groupe de Travail. Une fois accepté, l’expert aura accès à tous les documents du Groupe de Travail et aux dossiers du site internet interne au Groupe de Travail.

Le nombre de membres d’un Groupe de Travail est-il limité et ont-ils tous le droit de voter?

Il n’existe pas de limite au nombre de membres d’un Groupe de Travail spécifique et chaque membre est considéré comme votant. Il ne peut y avoir qu’un (1) membre votant par entité (c.à.d. entreprise ou service d’entreprise, agence gouvernementale ou européenne, ou université) dans un Groupe de Travail, à moins que les membres représentent des services ou des familles de produits différents.

Quels sont les devoirs et responsabilités du membre d’un Groupe de Travail?
  • Participer régulièrement aux réunions du Groupe de Travail.
  • Participer activement aux fonctions de routine du Groupe de Travail, comme solliciter des commentaires et chercher la conciliation sur tout document provisoire.
  • Répondre à toute correspondance nécessitant une réponse et procéder aux votes avant la date de clôture.

Un membre du Groupe de Travail peut être congédié pour les raisons suivantes :

  • Deux absences consécutives non excusées aux réunions du Groupe de Travail,
  • Absence de participation à deux scrutins,
  • Absence de réponse à la correspondance du Directeur du Groupe de Travail.

 

Comment devenir Correspondant d’un Groupe de Travail?

Toute personne souhaitant prendre part aux activités d’un Groupe de Travail se verra attribuer, au minimum, la fonction de Correspondant. Les Correspondants sont invités à participer activement à toutes les activités des Groupes de Travail et sont encouragés à émettre des commentaires sur tous les documents. Les Correspondants n’ont pas le droit de voter mais le Groupe de Travail tient compte de leurs commentaires.